Productividad y la gestión del tiempo

Gestión del tiempo ¿Te gustaría saber por qué el 90% de las tareas que hacemos al día no valen para nada?

¿Alguna vez te has preguntado cómo es que algunas personas parecen tener suficiente tiempo para hacer todo lo que quieren, mientras que otras siempre se apresuran de una tarea a otra y nunca parecen terminar nada?

El tiempo es oro, el tiempo es dinero, solemos escuchar estas frases constantemente, e incluso las hemos utilizado, sobre todo cuando nos encontramos en un mundo en el que vivimos constantemente ocupados, siempre de un lado para el otro, y el tiempo no nos alcanza para nada. Entonces, ¿cómo hacer para ese tiempo nos alcance para realizar todas esas tareas diarias que tanto queremos terminar?

Cómo gestionar tu tiempo para ser más productivo

El tiempo es precioso, especialmente cuando se trata de administrar una pequeña empresa. Si bien ser tu propio jefe es un sueño para muchos, conlleva una gran responsabilidad. Sin duda, parece que nunca puede marcar todos los elementos de su lista de tareas pendientes. La productividad sirve para mejorar tu calidad de vida, es una relación directa de calidad de trabajo entre tiempo. Es decir ser producto es poder hacer un trabajo de calidad en el menor tiempo posible. 

La clave para la buena gestión del tiempo

Comprender la diferencia entre urgente e importante

Las tareas ” urgentes ” requieren tu atención inmediata, pero si realmente les prestas esa atención puede o no importar.

Las tareas ” importantes ” son importantes, y no realizarlas puede tener graves consecuencias para ti u otras personas.

8 consejos de gestión del tiempo para hacer crecer su pequeña empresa

Con las técnicas adecuadas de gestión del tiempo, puedes tomar el control de tu tiempo, haciendo que tu trabajo sea eficiente, productivo y relativamente libre de estrés. Los siguientes consejos de administración del tiempo pueden ayudarte a asegurarte de que hagas tu trabajo cuando estás en la oficina, para que también puedas disfrutar de tu tiempo fuera del trabajo.

1 Establecer objetivos

 Para asegurarte de participar en actividades que respalden tus objetivos, tanto a corto como a largo plazo, debes definir esos objetivos en términos claros y alcanzables. Después de todo, si tu objetivo es simplemente “hacer crecer su negocio”, es posible que te sientas abrumado y no sepas por dónde empezar.

Para contrarrestar esta parálisis, muchas compañías encuentran que la metodología de objetivos SMART les ayuda a mantenerse en la tarea y en el camino. Defiende los objetivos SMART “Inteligentes, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados” que proporcionan tareas claras y paso a paso para ayudarlo a llegar a donde necesita ir.

Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser: “Aumentar el tráfico a mi sitio web de 1,000 a 5,000 visitantes mensuales únicos en los próximos seis meses”. Cuando se desglosa, podemos ver que este es, de hecho, un objetivo SMART:

Específico: El objetivo establece exactamente lo que debe lograrse.

Medible: el objetivo se puede medir con una herramienta específica, en este caso, Google Analytics.

Alcanzable: en lugar de desear vagamente aumentar el número de visitantes, o establecer un objetivo demasiado alto para alcanzar, este objetivo establece un número específico que está dentro del alcance de la posibilidad pero que aún es ambicioso.

Relevante: en lugar de medir algo como las sesiones del sitio o los visitantes generales del sitio, el objetivo es llegar a nuevos clientes potenciales, siempre crucial al hacer crecer una pequeña empresa.

Límite de tiempo: hay una fecha de vencimiento establecida al final de seis meses para alcanzar este objetivo.

Una vez que haya establecido sus objetivos SMART, puede retroceder para determinar los pasos individuales que necesitará para alcanzar sus objetivos.

2 Priorizar sabiamente

Stephen Covey, coautor de First Things First, ofrece consejos sobre cómo trabajar en tu lista de tareas por urgencia. Su consejo es evaluar lo que hay en tu plato, colocando cada tarea en uno de los siguientes cubos:

Importante y urgente: si una tarea entra en esta categoría, sabe que debe hacerse de inmediato. Concentre su energía en completar sus tareas más importantes y urgentes antes de pasar a elementos menos urgentes.

Importante pero no urgente: Estas son tareas que pueden parecer importantes, pero si se examinan más de cerca, se pueden posponer para una fecha posterior si es necesario. 

Urgente pero no importante: las tareas que hacen el mayor “ruido”, pero cuando se realizan, tienen poco o ningún valor duradero. En esta categoría, puede encontrar una llamada de ventas de un proveedor potencial que busca trabajar con usted, o un compañero de trabajo que pasa para pedirte un favor. Delegue estas tareas si es posible.

No es urgente ni importante: cosas de baja prioridad que ofrecen la ilusión de estar ocupado. Haz esto más tarde.

Escribe tus tres o cuatro tareas “importantes y urgentes” que deben abordarse hoy. A medida que completes cada uno, márcalo de tu lista. Esto te proporcionará una sensación de logro y puede motivarte a avanzar en la lista.

3 Aprende a decir que no

Si tienes que rechazar una solicitud para atender lo que es realmente importante y urgente, no dude 1en hacerlo.

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4 Planifique con anticipación

 Tomar de cinco a diez minutos para pensar con anticipación, Si planificas tu tiempo sabiamente, puedes concentrarte en una tarea a la vez, en lugar de perder el tiempo saltando de una cosa a otra (y rara vez completando algo). Esto te permite trabajar de manera más inteligente, no más difícil.

Planifica la noche anterior: al final del día, toma 15 minutos para limpiar su escritorio y armar una lista de las tareas más apremiantes del día siguiente.

5 Eliminar o reduce las distracciones

Presta atención a la cantidad de veces que alguien te interrumpe cuando estás en medio de una tarea importante. Rastrea también las interrupciones auto inducidas, particularmente las de la variedad de redes sociales. En lugar de estar “siempre activo”, planifique un descanso en el día para ponerse al día con Facebook e Instagram.

6 Delega más seguido

 Dirigir una pequeña empresa exitosa depende de la capacidad del propietario para pensar en lo que se avecina y no verse atascado en las operaciones diarias. Busca oportunidades para pasar la responsabilidad de tareas específicas a otros en tu equipo. Para eso los contrataste, ¿no?

7 haz un seguimiento de tu tiempo 

El seguimiento del tiempo es una herramienta extremadamente efectiva para ayudarlo a medir exactamente cuánto tiempo le lleva una sola tarea.

8 Tómate un tiempo para ti

Cuidarse a sí mismo, es decir, dormir mucho y hacer ejercicio, es fundamental para mantener una trayectoria de crecimiento ascendente.

Asegurarte de tener un poco de tiempo libre cada día para dedicarlo a las personas y cosas que ama fuera de su negocio es importante para tu salud mental y puede ayudarte a mantenerte energizado y apasionado por su trabajo. 

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principios adicionales de la buena gestión del tiempo

Principios adicionales de buena gestión del tiempo

Mantener el orden

Para algunos de nosotros, el desorden puede ser una distracción real y realmente deprimente. Poner en orden puede mejorar tanto la autoestima como la motivación. También le resultará más fácil mantenerse al tanto de las cosas si su espacio de trabajo está ordenado y ayudará en la gestión del tiempo.

Elige tu momento de mayor productividad

Todos tenemos momentos del día en que trabajamos mejor. Es mejor programar las tareas difíciles para esos momentos.

No postergue, pero pregúntate por qué está tentado

Si una tarea es realmente urgente e importante, continúe con ella. Sin embargo, si se encuentra excusándose por no hacer algo, pregúntese por qué.

No intentes realizar varias tareas

En general, las personas no son muy buenas para la multitarea, porque a nuestros cerebros les lleva tiempo volver a enfocarse. Es mucho mejor terminar un trabajo antes de pasar a otro.

Enfrenta tus tareas más grandes y difíciles por la mañana. 

Estas son sus tareas más importantes del día. Lograrlos le dará el mayor impulso para ayudarlo a navegar durante el resto del día.

Sigue la regla 80-20

Otro buen consejo para administrar el tiempo es usar la Regla 80-20, también conocida como el Principio de Pareto. Esta regla establece que el 80% de los esfuerzos proviene del 20 por ciento de los resultados. En ventas, también significa que el 80 por ciento de las ventas provienen del 20 por ciento de los clientes. ¿El truco? Identifique el 20 por ciento de los esfuerzos que están produciendo el 80 por ciento de los resultados y escale eso. Puede hacer esto con un seguimiento y análisis meticulosos.

El tiempo es el camino y si logras ponerle las riendas puede llevarte donde quieras. 

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